1. Beginnen Sie positiv

Damit machen Sie den Empfänger zugänglich für das, was jetzt kommt.

Beispiel: "Wir kommen zurück auf Ihr Schreiben vom …" klingt kalt und unverbindlich. Wer jedoch beginnt mit: "Vielen Dank für Ihren Vorschlag …", öffnet den Adressaten für die folgenden Informationen.

2. Schaffen Sie Sympathie

Zeigen Sie durch die Wörter "wir" oder "uns" dem Brief- oder E-Mail-Empfänger immer wieder, dass Sie ihn als Partner sehen.

Beispiele:

• "unsere langjährige Zusammenarbeit"
• "unser gemeinsamer Erfolg"
• "wir haben gute Chancen …"

3. Bieten Sie Lösungen an

Geschäftsbriefe stellen den Empfänger oft vor ein Problem. Entweder muss er eine Entscheidung treffen, oder er muss Aktivitäten in Gang setzen. Deshalb ist er dankbar, wenn Sie eine Lösung anbieten.

Beispiel:

• Die Formulierung "Produkt A ist preisgünstiger – dafür hat Produkt B eine höhere Leistung" bringt den Empfänger in ein Entscheidungsrisiko.
• Besser ist es, ihm die Entscheidung zumindest zu erleichtern: "Produkt A ist zwar preisgünstiger. Aber speziell in unserem Fall bietet Produkt B folgende Vorteile …"

4. Machen Sie Ihrem Kunden Handlungsvorschläge

Er soll wissen, welche Konsequenzen der Brief- /E-Mail-Inhalt hat und auf welche Weise er reagieren kann. Führen Sie ihn zum Ziel.

Beispiel: "Vielleicht sollten wir uns noch innerhalb des Monats zu einem Gespräch treffen."

5. Beschreiben Sie Sachverhalte möglichst bildhaft.

Ein Problem wird dem Kunden erst dann bewusst, wenn Sie es ihm möglichst deutlich vor Augen führen. Dies gilt auch für die Vorteile Ihres Angebots. Wenn Sie dessen Nutzen beschreiben, können Sie den Kunden besser überzeugen.

Beispiel: "Für Sie wird diese schwere Knochenarbeit jetzt kinderleicht."

6. Verwandeln Sie Fachbegriffe in Nutzenaussagen

Hat der Kunde Schwierigkeiten, dem Text zu folgen, dann wird er zu dem Schluss kommen: "Wenn ich schon den Brief oder die Mail nicht verstehe, dann ist auch das angebotene Produkt für mich zu kompliziert."

Deshalb ist es sinnvoll, Fremdwörter und Fachbegriffe in Nutzenargumente zu verwandeln.

Beispiel: Antischlupfsystem für das Auto: "Sie starten zügig, ohne dass die Räder durchdrehen."

7. Ersetzen Sie negative Vor- und Nachsilben

Begriffe sollen beim Empfänger Empfindungen auslösen. Doch negative Vor- und Nachsilben wie un- oder -los beeinträchtigen diese Wirkung.

Beispiel: "Schmutzig" wirkt stärker als "unsauber", "einfach" wirkt stärker als "problemlos".

8. Schreiben Sie einfach

"KISS" (Keep It Simple and Short) ist zwar die bekannteste Regel für Geschäftsbriefe. Gegen sie wird jedoch am meisten verstoßen. Deshalb: Formulieren Sie immer so einfach und so kurz wie möglich.

Quelle: wirtschaftswissen.de