Social Media im Unternehmen: Richtlinien für Ihre Mitarbeiter

  • 28. Januar 2020

Für viele deutsche Unternehmen ist das unvorstellbar. Dort gilt noch immer: Jede Botschaft muss vor ihrer Veröffentlichung kontrolliert und freigegeben werden.

Bei der Social-Media-Nutzung unterscheiden sich deutsche und amerikanische Firmen ganz gewaltig. Während die amerikanischen Unternehmen ihre Mitarbeiter als Potenzial sehen, dessen persönliche Kontakte zum Wohl des Unternehmens genutzt werden können, regieren in den deutschen Firmen eher die Angst und der Kontrollzwang.

Meist sollen daher die Social-Media-Kontakte nur über die Pressestelle wahrgenommen werden. So wird das aber nichts. Das Kommunikationspotenzial ihrer loyalen und begeisterten Mitarbeiter wird verschenkt.

Guideline für die Social-Media-Nutzung: Klare Richtlinien für Ihre Mitarbeiter erstellen und durchsetzen

1. Holen Sie Social Media nach innen

Die Bedeutung von Social Media für das Unternehmen sollte jeder Mitarbeiter kennen.

Sorgen Sie dafür, dass jeder im Unternehmen erfährt, wie man im Web über die Firma, ihre Produkte und Aktivitäten spricht.

Sammeln Sie die Gespräche über Ihr Unternehmen zum Beispiel über einen Reader wie Flipboard oder eine Social-Media-Zeitung wie Paper.li und stellen Sie diese Inhalte Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung. So kann jeder den Nachrichtenstrom verfolgen.

2. Formulieren Sie Richtlinien für Mitarbeiter, die über das Unternehmen sprechen

Ohne Social-Media-Richtlinien sollten Sie keinen Ihrer Mitarbeiter ermuntern, in den sozialen Medien über das Unternehmen zu sprechen.

Es muss festgelegt sein, wie die Grundregeln des Social-Media- Verhaltens lauten und welche Aktivitäten tabu sind.

Solche Richtlinien sollten einfach, klar und überschaubar sein.

3. Richtlinien sind nicht alles – permanentes Training ist wichtig

Eine pannenfreie und erfolgreiche Social- Media-Kommunikation stellen Sie nur durch das Training Ihrer Mitarbeiter sicher.

Und hier gilt: Ein einmaliges Training ist wirkungslos. Das Verhalten in Social Media muss permanent geübt werden.

4. Definieren Sie Tabuthemen anhand von Beispielen

Legen Sie fest, über welche Themen nur von der Geschäftsleitung oder der Pressestelle gesprochen werden sollte. Das sind z. B.:

  • Veröffentlichung von wirtschaftlichen Kenndaten,
  • Aussagen über die Unternehmensstrategie,
  • Ankündigung neuer Produkte oder Dienstleistungen,
  • Informationen über Kundenprojekte oder Aussagen von Kunden.

Dies sind natürlich nur einige Beispiele. Legen Sie die Liste der Tabuthemen für Ihr Unternehmen individuell fest.

Übrigens: Ohne Datenschutz-Guidelin ist Ihr Unternehmen in Gefahr. Erfahren Sie daher hier, worauf Sie bei Social Media Aktivitäten aus Datenschutzsicht in jedem Fall achten sollten.

5. Zeigen Sie Fehlertoleranz

Fehler betreffen meist nicht den Verrat von Geschäftsgeheimnissen, sondern eher das ungeschickte Auftreten in den sozialen Medien.

Wer solche Fehler mit Sanktionen bestraft oder gar zum Mittel der Abmahnung greift („das hätte Ihnen doch klar sein müssen“), steht seinem eigenen Social-Media-Erfolg im Weg.

Andere Mitarbeiter erkennen dann schnell: Es ist viel zu riskant, sich öffentlich zum Unternehmen zu äußern.

6. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Ansprechpartner

Wann immer Ihre Mitarbeiter Fragen zu Social-Media-Aktivitäten haben, sollten sie wissen, an wen sie sich wenden können.

Dieser interne Social-Media-Berater sollte für jeden schnell erreichbar sein.

Folgende Social-Media-Richtlinien hat zum Beispiel Dell formuliert

1.Schütze Informationen

„Du solltest Dir immer bewusst sein, dass Du durch Deine Beschäftigung bei Dell Zugang zu vertraulichen Informationen hast, die nicht veröffentlicht werden sollten.

Dazu gehören vertrauliche Unternehmensinformationen und auch kundenbezogene Informationen.“

2.Sei transparent und offen

„Wenn Du über Dell auf Social Media sprichst, solltest Du deutlich machen, dass Du für Dell arbeitest.

An die 9 magischen Worte solltest Du Dich erinnern: „Hallo, ich bin [Name] und ich arbeite für Dell.“ Aber denk daran, Deinen Namen einzufügen!“

3.Halte Dich an die Gesetze, beachte den Code of Conduct

„Am besten ist es, vorher den Inhalt doppelt zu prüfen, nicht nur auf Genauigkeit, sondern auch im Hinblick auf die Übereinstimmung mit der allgemeinen Social-Media-Strategie von Dell, unserem Code of Conduct und allen weiteren Vorschriften (wie z. B. auch den FTC-Richtlinien aus den USA) als auch Nutzungsbedingungen für die Plattform, die Du verwendest.“

4.Handle verantwortungsvoll

„Stelle sicher, dass Du Dich an Social-Media-Konversationen vernünftig beteiligst. Wenn Du dich in einem Thema nicht gut auskennst, leite lieber an einen Experten weiter, statt selbst zu antworten. Sprich nicht im Namen von Dell, wenn Du keine offizielle Dell-Reaktion abgibst und stelle sicher, dass Dein Publikum den Unterschied kennt.“

Den vollständigen Wortlaut der Social-Media-Richtlinien finden Sie hier: http://dell.to/119oAxo .

Quelle: wirtschaftswissen.de

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